De vraag is niet of, maar wanneer er informatie zichtbaar is die volgens de gemeente eigenlijk verborgen had moeten blijven. De vraag daarbij is ook, of de informatie die de gemeente vertrouwelijk wil (of moet) houden, niet ‘gewoon’ hoort bij de transparantie die bij het gemeentelijk handelen past.
Uiteraard is het niet de bedoeling dat de gemeente persoonlijke informatie openbaar maakt over inwoners die – om wat voor reden ook – contact hebben met de gemeente. In sommige gevallen is de gemeente verplicht die informatie openbaar te maken, en zal zij vooraf de inwoners daarover moeten informeren. Dat is bijvoorbeeld het geval indien iemand inspreekt in een raadsvergadering. In andere gevallen mogen inwoners er vanuit gaan dat hun persoonlijke gegevens voor de buitenwereld verborgen blijven. Dat is bijvoorbeeld ook de reden dat de gemeente ingezonden brieven anonimiseert; namen en adressen worden standaard weggehaald.
Zakelijk
Hetzelfde doet de gemeente bij onder andere collegebesluiten en de openbaarmaking van interne communicatie. Zo wil de gemeente niet dat namen van gemeentelijk medewerkers bekend worden. Het college (burgemeester en wethouders) is verantwoordelijk voor die besluiten en aanspreekbaar voor het handelen van de organisatie. De medewerkers werken in opdracht van het college, en worden derhalve beschermd. Tenzij daar een zwaarwegend belang toe is, of bijvoorbeeld bij een verslag van een openbare bijeenkomst, worden die medewerkers ook niet met naam genoemd in de media. Ook is er regelmatig inhoudelijke informatie die (al of niet tijdelijk) door de gemeente als ‘vertrouwelijk’ wordt aangemerkt en wordt weggehaald, bijvoorbeeld vanwege zakelijk belang.
Zwarte balkjes
Documenten waar dergelijke informatie in staat vermeld, worden door de gemeentemedewerkers nagelezen en de betreffende delen worden zwart gemaakt. Zo ontstaan documenten met daarin deels zwarte balkjes. In de dagelijkse praktijk blijkt dat dit niet altijd goed gaat. Zo wordt er wel eens iets vergeten; simpelweg over het hoofd gezien. Ook komt het voor dat een techniek gebruikt wordt die eenvoudig te omzeilen is; de informatie zit nog digitaal verborgen achter het zwart. Soms valt dat niemand op; een enkele keer is die informatie van cruciaal belang en geeft het een inzage in een mogelijk ongewenste situatie. Na een dergelijke onthulling – door het college verborgen informatie die met een enkele muisklik in de media terecht kwam – is al eens een wethouder ‘gevallen’.
Transparantie
De afweging die – bijvoorbeeld om transparantie te bevorderen en een goed openbaar debat te kunnen voeren – regelmatig opkomt bij het vertrouwelijk houden van informatie, is welke informatie wel en welke informatie niet verborgen moet blijven. Overheden behoren zo transparant mogelijk te zijn over hun handelen en afwegingen; tegelijk behoren zij ook maatregelen te nemen om de belangen van individuen en organisaties te beschermen. Het zijn afwegingen die voorkomen bij het college; ook bij de politieke partijen en discussies in de raad; ook bij de media. Het komt dan ook voor dat niet alle raadsleden het eens zijn met het vertrouwelijk houden van informatie, maar daartoe gedwongen worden omdat de meerderheid van de raad vertrouwelijkheid heeft afgesproken, of de wet dit afdwingt. Voor media gelden andere regels, maar is uiteraard een zorgvuldige afweging van belang.
Menselijk
Het is meer dan tien jaar terug, dat bekend werd dat de werkwijze van de gemeente bij het plaatsen van de bekende zwarte balkjes niet toereikend bleek. Met eenvoudig knippen en plakken kon destijds door het college als vertrouwelijk verborgen informatie alsnog uit documenten gehaald worden. Het betrof informatie die volgens een journalist van belang was voor de samenleving; het werd gepubliceerd met een stevige discussie over het gemeentelijk handelen en vertrek van een wethouder tot gevolg. De werkwijze van de gemeente werd daarna aangepast. Afgelopen jaren is het af en toe nog voorgekomen dat vertrouwelijke (naar oordeel van het college) of persoonlijke informatie (AVG) door menselijke vergissingen naar buiten kwam. Soms vergeten, niet in de gaten of soms ook door de methode te gebruiken die tien jaar terug onjuist bleek.
Hardnekkig
Begin dit jaar werd door onze redactie opgemerkt, dat de eerder onjuist gebleken methode nog werd toegepast. De gemeente liet destijds weten: ‘Het blijkt dat in dit geval de verkeerde manier van anonimiseren is gebruikt. Ondanks trainingen en zorgvuldige processen, blijkt helaas dat een menselijke vergissing niet uitgesloten is. We hebben het belang van de juiste wijze van anonimiseren binnen het team opnieuw onder de aandacht gebracht.’ Het betrof in dat voorbeeld de naam en adres van een inwoner, en wij hebben de privacy van deze persoon uiteraard gerespecteerd.
Dat de onjuiste werkmethode binnen de gemeentelijke organisatie hardnekkig aanwezig blijft, blijkt uit een document dat deze week door de gemeente aan onze redactie werd toegezonden. Opnieuw werd een verkeerde methode gebruikt; informatie die met zwarte balkjes verborgen was werd na knippen-plakken alsnog zichtbaar. Het betreft in dit specifiek voorbeeld de namen van zes betrokken ambtenaren, en ook de huursom van een gemeentelijke locatie (klik hier). Omdat het deels ook informatie betreft die ook eenvoudig herleidbaar is uit de context, blijkt tegelijk dat het verborgen houden van informatie niet altijd nodig of nuttig is.
