Bij de overdracht wist niemand ervan, of althans is het niet opgemerkt, maar achteraf blijken er 6605 bestanden met persoonlijke informatie over inwoners uit Haaren verdwenen uit de gemeentelijke archieven. Uit intern onderzoek blijkt volgens het college (burgemeester en wethouders) dat dit al gebeurt is voordat Gemeente Haaren werd opgedeeld en deels samenging met Oisterwijk.
‘Het valt op dat 5.793 van de verdwenen bestanden zijn aangemaakt in 2011, 2012 en 2013. Dit heeft mogelijk te maken met een niet goed uitgevoerde opschoonactie van het registratiesysteem in Haaren,’ aldus het college richting partij PRO die hierover vragen heeft gesteld. Behalve dat terugzoeken nu niet lukt, heeft het ontbreken van de bestanden volgens de gemeente geen ernstige gevolgen. Hoewel het grotendeels gaat om dossiers van inwoners met een WMO uitkering, zijn de bestanden verouderd.
‘De ontbrekende bestanden kunnen gekoppeld worden aan 182 inwoners uit Haaren met een lopende WMO voorziening. Bij 1 inwoner ging het om een beschikking Hulp hij het huishouden. En inmiddels is deze situatie hersteld. In 181 gevallen gaat het om een voorziening die is afgegeven voor onbepaalde tijd (vaak WMO regiovervoer) of gaat het om een éénmalige verstrekking van een hulpmiddel (bijvoorbeeld een scootmobiel). Alhoewel het uiteraard onwenselijk is dat er bestanden ontbreken, heeft dit in alle gevallen geen gevolgen voor de verstrekte maatwerkvoorziening. Ook heeft het geen andere negatieve gevolgen voor de personen in kwestie.’
Van lopende zaken is bekend dat de inwoners en hun situatie na het kwijtraken zijn gesproken, en er geen informatie mist. Ook laat het college weten dat er volgens hen geen privacyschending heeft plaatsgevonden. Het college belooft tot slot: ‘Mocht blijken dat er alsnog specifieke situaties aandacht vragen, zal dit niet ten koste gaan van de zorg die inwoners nodig hebben.’
